たどり着いた報告書フォーマット

議事録やメモなどテンプレートは山ほどありますが、シンプルでフォーカスされた書式に最近たどりつきました。大企業ではだめかもしれませんが、スピードと本質重視の組織であれば、この程度のフォーマットが一番使えると思っています。因みに最終的に参考にしたのは、軍隊の戦況報告などの書式です。

報告書フォーマットの項目

①本報告書の目的（メールなら件名に各） / Objective 

②背景 / Background

③結論（または提案内容）/ Conclusion

④所感 / Note

各項目について、少し説明します。

①本報告書の目的（メールなら件名に各） / Objective 

文書の目的は明確にしましょう。件名冒頭に以下を付ける。これだけで受け取り側は大分楽になります。

　・[承認伺]  / [Request for Approval]

　・[意見下さい]  / [Request for Feedback]

　・[情報共有] / [FYI]  (For Your Information)

　・[依頼] / [Action Required]

②背景 / Background

これまでの議論の経緯や、なぜ本文書を送っているのか、その理由を書きます。

　・受け手がスピーディーに物事を進めたいタイプの人であれば、できるだけ完結に。

　・受け手が細かく確認したいコンサバタイプの人であれば、充実させましょう。

③結論（または提案内容）/ Conclusion

結論はできるだけ端的に。目的ごとに変えましょう。

　・[承認伺]  ・・・「いつまでに」「何について」「承認か却下か」

　・[意見下さい]  ・・・「いつまでに」「何について」「同意か否か」

　・[情報共有] ・・・「情報共有だけなので特にやって欲しいことはありません」

　・[依頼] ・・・「いつまでに」「何を」「どのように」実施してほしいか。

④所感 / Note

ある意味自由欄ではありますが、下記があるとベターです。受け手がもっとも知りたい、もしくは知っておいて欲しい重要事項のＴｏｐ３を書くつもりで。

例えば何か意思決定をする場合、それに伴うメリット、デメリット、金額的な影響、リスクなどを書きます。意思決定しない場合についても書くと尚可です。早く承認させたいときとか（笑）。