どうすれば資料の数字の間違いを減らせるのか（その２）

前回、資料の数字の間違いについて書きましたが、結構これで悩むファイナンスパーソンもいるのでは、と思います。

ではどうすればミスはなくなるのでしょうか。

テクニックで解消できるものもあります。例えば以下のようなものです。

・エクセルのシート間や、別資料とのトータルチェックをする。（売上や経費の合計欄の一致を確認する）

・対予算や昨年からの成長率が著しく乖離している場合には、ちゃんと理由が思いつくか確認する。思いつかなければ調べる。

・クロスチェックする（ページ間。例えば最初にPLが出てきて、後ろで売上の詳細が出てくるとき、売上詳細ページの合計はPLのページの売上と一致するか、など）

・前回資料とチェックする。（前月の数字は、前月資料と一致しているか、など）

・ほかの関連資料とチェックする。（別会議で使われた資料と一致しているか、など）

これらのチェックを面倒くさがらずに、しっかりとやることでだいぶんミスは減るはずです。大事な資料ほど、往々にして準備のための時間が足りないことが多いでしょう。残業しないとチェックはできないかもしれません。

ここで何とか時間をつくってしっかりチェック作業を「やりきる」ことでミスは殆どなくなるはずです。

ですが、ほとんどなくなるにしても、これらだけではミスは起こります。人がチェックしている以上、ヒューマンエラーは常に起きるからです。ですが、社内を見渡せば、絶対にミスをしない人はいませんか？

一体全体ミスやエラーを完全除外するにはどうしたらよいのでしょう。

もちろん経験も必要ですが、最大のポイントは「自分事＝オーナーシップ」の気持ちなのです。結局「気合」ですか。。と思われるかもしれませんが、真剣に一球入魂の気持ちで資料をチェックすれば、おかしいところは見つかるものです。

真剣の語源は「刀剣での勝負をさす。 木刀や竹刀ではなく、真の剣だから「真剣」なのだ。 一瞬でも油断したら命がない。」です。

真剣に取り組む場合、その資料の一言一句を頭の中で読み上げ、一つ一つについてそれは何を意味するか？何を説明しようとしているか？を深く考えながら読み進めていくことになります。これは文章だけでなく、財務数値やグラフの中身までを含みます。

そこまでやるから、誤字脱字や数字の間違い、説明が合理的でない、といったことまで気づけるのです。

どうやったら「真剣」に臨めるのか。これはまた別のチャレンジではありますが。。。